La app, para administración

Lo que ve la administración en la app

Todo lo del monitor, más esto:

• En la barra, una cuarta pestaña, «Buscar»: las reservas de un cliente a partir de su email, con importes, método y pagos de Stripe; sobre todo de quien reservó sin cuenta (web, Groupon, privadas). La barra del monitor es Hoy · Agenda · Más.
• En Más, «Alumnos»: el directorio de todos los alumnos, con email, DNI, fecha de nacimiento, bonos, curso y saldo.
• En Más, el bloque «Gestión»: «Contenido de Instagram», «To-do list», «Extraescolares», «Enlaces de pago», «Facturas», «Pagos a monitores», «Precios», «Informes», «Configuración» y «Guía de admin». El «Casal de verano» está desactivado fuera de temporada y no sale.
• En la ficha de cada clase: «Editar clase» entre las filas; en «Más opciones», «Monitores», «Cerrar inscripciones» (o «Reabrir inscripciones»), «Historial de la clase» y «Gracias y reseñas»; y al final, en rojo, «Cancelar clase».
• En la ficha de cada alumno (tocando su nombre en «Pasar lista»): «Método», «Precio» (con «Pagado» si lo está) y su email; y las acciones «Mover a otra clase», «Devolver cupón Groupon», «Reembolsar», «Venderle plaza de coche», «Reenviar confirmación» y «Eliminar de esta clase».
• Al apuntar a mano en «Añadir alumno»: además de «Efectivo» y «Pendiente», «Cortesía» (entra sin pagar). Al monitor no le sale.
• Suplencias: si un monitor pide suplente, podéis «Cerrar la petición»; y si sois vosotros quien se quita, «Quitarme igualmente (soy admin)» deja la clase corta de monitores y avisa al resto de admins.

Lo que el monitor no ve: el dinero de los alumnos

Desde el 23 de septiembre de 2026, un monitor sin administración ve de cada alumno lo que necesita para dar la clase: nombre, teléfono (con llamada y WhatsApp), nivel, material, asistencia, notas y el cobro en binario: «Pagado» o «Debe X €» en la fila «Pago» de la ficha, y «Cobrar …» en «Pasar lista». Si debe algo, sigue pudiendo cobrarlo en mano con «Confirmar pago».

Lo que no ve: cuánto pagó cada uno, el método o de dónde le viene la plaza (tarjeta, bono, curso mensual, Groupon, vale regalo, saldo), reembolsos, compensaciones, tarifas ni los emails de los alumnos. Tampoco tiene «Buscar», «Alumnos», la «Cortesía» del walk-in ni ninguna acción de dinero. Donde antes veía un importe ahora ve una frase: en una clase fija transformada, que se ha avisado a todos; en la devolución del transporte, «Sí, la dimos en el club» sin cifras; en una privada sin teléfono, que avise a la oficina para que le escriban.

En extraescolares, quien tiene ese acceso ve salud, autorizados, vuelta y contacto, pero no las tarifas, «Cobro desde», el email del tutor ni «Enlaces y mensajes»; los impagos le salen como «Pago pendiente».

Si un monitor necesita uno de esos datos (buscar una reserva por email, saber cómo pagó alguien, regalar una clase), os lo pide a vosotros: el asistente tampoco se lo cuenta.

Aforo y tablas: dos ajustes que van juntos

En Más, «Configuración», están «Precios», «Tablas de paddle» (el total y el uso en amanecer y sunset) y «Fundas acuáticas» (stock, precio y comisión). Pero el aforo de las clases y el número de tablas son dos ajustes distintos, y siempre manda el más bajo.

Esto ya costó cuatro plazas al día durante una semana: se subieron las tablas a 34 y se dejó el aforo en 30. Resultado, cuatro tablas paradas en cada franja todos los días, con decenas de cupones de Groupon pagados esperando plaza. Si se compra material y se sube el stock, hay que subir también el aforo, y al revés. Ojo: el aforo general no se cambia desde la app.

El aforo también se puede fijar clase a clase, en «Editar clase», «Máximo de alumnos». Con «Por defecto del tipo» hereda el general, que es lo que se quiere casi siempre. Si se pone un número ahí, ese gana aunque se cambie el general después.

Las clases de amanecer y las de atardecer comparten el mismo lote físico de tablas, privadas incluidas. La app lo controla sola.

Groupon

Los cupones se validan en la web de Sunrise y luego el cliente elige clase. Reglas que no se ven por ningún sitio:

• En el amanecer, las últimas 5 plazas no son para Groupon hasta las 23:00 de la noche anterior, para no perder ventas de clientes que pagan tarifa completa. A esa hora se liberan las que queden. Lo hace cumplir el servidor, todos los días.
• En el atardecer no hay colchón: un cupón puede coger cualquier plaza libre. Es la salida buena para quien no encuentra hueco al amanecer.
• La antigua puerta de las 18:30 (reservar solo para el día siguiente) está apagada desde el 17 de septiembre de 2026; es temporal y vuelve la temporada que viene.

Quien se queda sin sitio puede apuntarse a la lista de espera de esa clase, y a las 23:01 le llega un correo si se ha liberado algo.

Nunca hay que cerrar inscripciones en un amanecer o un atardecer. Un clic en «Cerrar inscripciones» (en «Más opciones» de la ficha) bloquea todas las reservas de esa clase, también las de Groupon, que no tienen otra puerta. Mientras estuvo encendida la puerta de las 18:30, cerrar la clase de mañana dejaba sin nada a todos los cupones del día. El cliente lo describe como «selecciono el horario, confirmo y me desaparece». Si llega ese mensaje, lo primero es mirar si la clase está bloqueada.

Monitores de una clase

En la ficha de la clase, «Más opciones», «Monitores». Se puede añadir y quitar a cualquiera, no solo a uno mismo. Quien esté apuntado cuando se finaliza es a quien se le paga, así que sacar al que no vino es quitarle el cobro.

Funciona también en clases ya finalizadas, que es cuando normalmente se descubre el error. Si esa clase ya se le pagó, sale un aviso: quitarlo entonces no devuelve el dinero, solo descuadra su histórico.

Finalizar sin esperar: si falta algún monitor por finalizar, a la administración le sale «Cerrar ya». Una clase sin ningún monitor apuntado no se puede finalizar, ni siendo admin: no contaría para nadie.

Clases fijas de surf sin olas: el dinero

Cuando una clase fija de surf se transforma en «Surfskate» o «Entreno» (20 € con todo incluido), la app avisa a cada inscrito y compensa sola a cada uno según cómo pagó:

• Curso mensual: la sesión cuenta como su clase.
• Clase suelta: se le devuelve la diferencia y su plaza sigue siendo suya; si no va a venir, la libera desde el email.
• Bono y Groupon: se consumen solo si vienen.

Si alguna reserva no se puede compensar sola, la ficha de la clase dice cuántas quedan «pendiente(s) de compensar a mano»: esas son vuestras. Al monitor no le sale nada de esto: ve que se ha avisado a todos y da la clase a quien venga. Si os pregunta por el dinero de un alumno, contestáis vosotros.

Walk-ins: la gente que se apunta en la playa

Cualquier monitor apuntado a una clase puede meter a alguien que aparece a pie de playa, desde «Añadir alumno». Lo normal es que enseñe el QR y pague el cliente con su tarjeta: entra como una reserva más y no hay caja que cuadrar.

Lo que hay que vigilar es el otro camino, el de apuntar a mano. Ahí el monitor elige entre efectivo cobrado y pendiente de cobro, y llega un aviso al momento con quién ha apuntado a quién y por cuánto. Cada apunte queda con el nombre del monitor que lo hizo. La cortesía (que entre sin pagar) solo la podéis dar vosotros: al monitor ni le sale la opción, así que si os la pide, se la apuntáis vosotros o le decís que no.

En «Apuntados en esta clase» vosotros veis «Pagada con tarjeta», «En efectivo» o «Pendiente de pago»; el monitor, solo «Pagado» o «Debe X €».

El efectivo que cobra un monitor se le carga en sus cobros como deuda de caja, igual que las fundas: la app lleva la cuenta sola, pero ese dinero sigue estando en su bolsillo hasta que lo ingresa. Los «pendiente de cobro» son los que se pierden si nadie los mira: conviene repasarlos el mismo día.

Un monitor no puede pasarse del aforo; la administración sí, y queda anotado. Y en clases privadas no se puede meter a nadie por esta vía, sea quien sea: rompería la exclusividad que el cliente ha pagado.

Un aviso de contabilidad: en una reserva de varias personas, el precio que se guarda es el total de la reserva, repetido en cada persona. Quien sume caja a mano tiene que agrupar por reserva o inflará el resultado.

Historial de la clase (solo administración)

En la ficha de cada clase, «Más opciones», «Historial de la clase» abre el registro de qué ha hecho cada monitor: quién se apuntó y quién se quitó, quién marcó la asistencia y de quién, quién mandó las fotos, quién finalizó (y si la cerró como admin sin esperar), quién validó un código de cortesía y quién movió a un alumno.

Los movimientos de alumnos quedan escritos en las dos clases: en la de origen para saber que salió, y en la de destino para saber de dónde salió ese nombre que aparece de la nada.

Solo lo veis vosotros. El botón no le aparece a los demás monitores y el servidor tampoco les deja leerlo: esto existe para resolver dudas de gestión, no para que se vigilen entre ellos.

No se puede editar ni borrar, ni siquiera por un administrador. Un historial reescribible no serviría para zanjar una discusión sobre quién dio una clase, que es justo para lo que está.

Es un registro de lo que pasó, no la fuente del cobro. A quién se le paga sigue saliendo de quién está apuntado a la clase más el estado «Finalizada». Si algún día el historial fallara, no puede arrastrar la nómina de nadie.

Empieza el 16 de agosto de 2026: las clases anteriores salen vacías, y la propia pantalla lo avisa. Tampoco recoge las reservas de los alumnos, solo acciones de monitores.

Cancelar una clase y reembolsos

Cancelar no borra: la clase se queda visible con su estado. A los alumnos se les avisa solo y el importe les queda como saldo para otra clase. Reembolso solo si insisten.

Si en esa clase alguien había comprado extras con tarjeta, la app avisa expresamente: ese cargo no se devuelve solo y hay que gestionarlo a mano.

«Cancelar clase» está al final de la ficha, en rojo. Desde la ficha del alumno (tocando su nombre en «Pasar lista») se puede «Reembolsar» una inscripción pagada con tarjeta; el importe sugerido descuenta la comisión de la pasarela, que no se recupera.

El transporte que no se usó. Al finalizar una clase en la que alguien llevaba coche, la app pregunta si se dio en el club. Si sí, a esas plazas se les devuelve el suplemento del transporte en saldo para otra clase, no a la tarjeta: si alguien pide el reembolso de verdad, lo hace un admin a mano. Vosotros veis el importe («Sí, devolver … en saldo»); el monitor contesta lo mismo con «Sí, la dimos en el club», sin cifras.

Correos automáticos: qué sale solo

Conviene saber qué se dispara para no duplicarlo a mano:

• Al reservar: confirmación con los datos de la clase.
• La víspera: recordatorio, con la oferta de extras en los amaneceres.
• Seis horas después de la clase: agradecimiento y aviso de fotos en 48 horas, solo si el monitor no lo mandó ya él.
• Dos horas después: a quien no vino, la política de no asistencia y su código de segunda oportunidad.
• A las 24 horas sin fotos: aviso al monitor. A las 48: aviso a administración.

Todo cuelga de la asistencia. Si el monitor no marca quién vino, no sale ningún correo de esa clase. Y el de no asistencia solo se manda si el monitor sí pasó lista: sin esa prueba no se puede distinguir «no vino» de «nadie lo marcó».

Segunda oportunidad: cómo funciona por dentro

Quien no aparece recibe un código válido 5 días para unirse a cualquier clase con sitio de sobra. No cuesta ninguna venta, y la razón es una sola regla: una plaza de cortesía nunca ocupa una de las últimas 5 plazas. Es el mismo colchón que protege a los clientes propios frente a Groupon.

Si la clase se llena después, el sistema echa a la cortesía en el momento —la última que entró, la primera en salir— y le manda un correo para que elija otro día. A partir de las 23:00 de la noche anterior esa plaza es firme y ya no se desaloja.

Es una segunda oportunidad, no infinitas: quien tampoco viene a la clase de cortesía no recibe otro código. En la lista de la clase estos alumnos salen con un 🎟️ y cuentan para el aforo, las tablas y el ratio de monitores como cualquier otro.

Cuando algo va raro

• Groupon no puede reservar: ¿está la clase de mañana bloqueada? ¿El aforo cuadra con las tablas?
• Un monitor dice que no le cuenta una clase: ¿estaba apuntado? ¿Se finalizó la clase?
• Un cliente no recibe sus fotos: ¿se marcó la asistencia? ¿Subió alguien el enlace?
• Una reserva «desapareció»: buscad por email en la pestaña Buscar; suele estar trasladada o cancelada, no perdida.
• Un correo no llega: los buzones de Hotmail y Outlook nos mandan a spam con frecuencia. Que lo mire ahí.