La app, para monitores

La app del equipo en un vistazo

Abajo tienes tres pestañas: Hoy, Agenda y Más.

• Hoy: la tarjeta de tu clase de ahora o de la siguiente, con «Pasar lista» o «Ver la clase»; debajo, «El resto de hoy» y la fila «Mis cobros». Arriba, el icono del asistente y la campana con tu buzón de avisos.
• Agenda: todas las clases, agrupadas por día, con filtro por actividad. Tocas una y se abre su ficha.
• Más: «Mi perfil» (nombre, teléfono, foto, si te llegan los avisos a este móvil y «Cerrar sesión»), «Pendientes», «Promocionar clases», «El mar» y «Cómo va la app».

La administración tiene alguna pantalla más (una cuarta pestaña, «Buscar», y en Más «Alumnos» y el bloque «Gestión»): si en el móvil de Nacho o de Gonzalo ves algo que a ti no te sale, es eso, no un fallo del tuyo.

Ya no hay pantalla de Ayuda: si dudas, pregúntale al asistente desde el icono de Hoy. La guía escrita está en Más, «Cómo va la app».

Los tres imprescindibles

Si te quedas solo con esto, ya vas bien:

• Apúntate a la clase («Doy esta clase»). Si tu nombre no está en ella, esa clase no cuenta para tu cobro.
• Pasa lista («Pasar lista»). Sin asistencia marcada, al cliente no le llega ni un correo: ni gracias, ni fotos, ni reseña.
• Finalízala («Finalizar clase»). Finalizar es lo que mete la clase en la cola de lo que se te paga.

La ficha de una clase

Toques la clase desde Hoy o desde la Agenda, se abre su ficha: arriba, la actividad, la hora, el día, los monitores y cuántos alumnos hay. Debajo, un botón grande que cambia según el momento: «Cubrir esta clase» si un compañero busca suplente, «Doy esta clase» si todavía no tiene monitor, «Finalizar clase» cuando ya ha terminado (con «1/2» al lado si sois varios) y, si no, «Pasar lista». En las clases fijas de surf que están por decidir, lo primero es el bloque «¿Hay olas?».

El resto va en filas: «Pasar lista» (o «Alumnos» si ya está finalizada), «Coche compartido» (en surf, solo si alguien busca o lleva sitio), «Notas de la clase» (lo que deba saber el siguiente monitor), «Finalizar clase», «Material» (qué necesita cada uno: tablas, neoprenos con su talla…), «Añadir alumno» («Grupo» en las extraescolares), «Fotos» y «Gracias y reseñas» (en paddle, «Fotos y reseñas»).

Plegado en «Más opciones»: «Validar código» (paddle, antes de finalizar), «Vender funda» (paddle) y «No hay olas» (privadas de surf). Y al final, en rojo, lo que no se deshace: «Quitarme de esta clase», «Soltar clase · vuelve a pendientes» (tus privadas) y «Retirar la petición · me quedo yo» (si pediste suplente).

Antes de la clase: apuntarte

Abre la clase y pulsa «Doy esta clase»; si ya hay otro monitor, el botón dice «Apuntarme 2º», «Apuntarme 3º»… En paddle caben hasta cinco monitores, en surf hasta tres, en las extraescolares dos y en el resto de clases uno.

Esto es lo que hace que cobres. La app paga a quien está apuntado cuando la clase se finaliza. Si diste la clase pero no te apuntaste, no aparece en tus cobros y nadie se va a enterar salvo que lo reclames. Y al revés: si te apuntas y al final no vas, quítate.

Los ratios son distintos por disciplina: en paddle, un monitor por cada 10 alumnos (hasta 5); en surf, uno por cada 8 (hasta 3). Si la clase crece y falta gente, te llega un aviso al móvil.

En Más, «Pendientes»: las clases privadas que todavía no tienen monitor, con el número al lado. Ahí es donde te pillas las que puedas dar.

Clases fijas de surf: ¿hay olas?

Las clases fijas de surf no se cancelan nunca: se transforman. Mientras está por decidir, en la ficha sale el bloque «¿Hay olas?» con tres botones: «Hay surf», «Surfskate» y «Entreno». Lo ven la administración y los monitores apuntados a esa clase; hasta que alguien decide, la web la enseña «por confirmar».

• «Hay surf»: la web la pone como surf confirmado y a cada inscrito le llega el aviso. Si el parte se tuerce, «Deshacer».
• «Surfskate» o «Entreno»: se hace eso, a la misma hora y en el mismo sitio. La app avisa a cada inscrito por email y en el móvil, con un botón para decir que no viene, y la ficha te dice cuántas reservas se han avisado. No se puede deshacer. Lo que cambia para cada alumno lo lleva la administración: tú das la clase a quien venga.

Pasar lista

«Pasar lista» abre una hoja con todos los alumnos y un interruptor en cada uno; «Marcar a todos» los marca de golpe. Una reserva de varias personas sale en una fila: al marcarla, se marcan todas. Al lado de cada nombre ves lo que lleva (tabla, neopreno, coche, fotos, funda; sin tallas: la talla de neopreno de cada uno solo sale en la fila «Material» de la ficha), «Cobrar …» con lo que debe si esa reserva está sin pagar (también un walk-in apuntado como «Pendiente») y «Plaza de cortesía» si viene con un código de segunda oportunidad.

De la asistencia depende todo lo que el cliente recibe. Si no marcas a nadie, no sale ningún correo —ni agradecimiento, ni fotos, ni reseña— y a quien no marcas se le trata como que no vino. Si vas a finalizar sin haber marcado a nadie, la app te para y te ofrece «Vinieron todos» o «Continuar» después de marcar a quien vino.

Tocando un nombre abres su ficha: los botones para llamarle o escribirle por WhatsApp, la fila «Pago» («Pagado» o «Debe X €»; si debe algo, en su lugar sale el interruptor «Confirmar pago»), su material (también sin talla) y la «Nota del monitor» sobre ese alumno en esa clase.

Si alguien que ya tiene reserva te paga en mano (sale en la lista con «Cobrar …»): «Pasar lista», toca su nombre y activa «Confirmar pago» (debajo te dice lo que debe); la fila pasa a «Pagado». No uses «Añadir alumno»: eso es para quien no tiene reserva, y aquí le crearía una segunda plaza. «Confirmar pago» solo marca la reserva como pagada: ese cobro no sale en «Mis cobros».

Si un alumno ha pagado o debe dinero

Para dar la clase te basta saber si cada uno está al día, y eso es lo que te enseña la app:

• En «Pasar lista», al lado de quien debe algo, «Cobrar …» con lo que debe. Si no pone nada, no debe nada.
• En su ficha (tocando su nombre), la fila «Pago»: «Pagado» o «Debe X €».
• En «Añadir alumno», la lista «Apuntados en esta clase» dice lo mismo de cada uno que has metido: «Pagado» o «Debe X €».

Cuánto pagó cada alumno, cómo lo pagó o con qué (tarjeta, bono, curso, vale regalo…), las tarifas, los reembolsos y los emails de los alumnos no salen en tu app: los lleva la administración, y el asistente tampoco te los va a decir. Si un cliente te discute un pago en la playa («yo ya pagué», «esto me lo teníais que devolver»), no lo resuelvas tú: dile que se lo mira la escuela y avisa a Nacho o a Gonzalo. Y si una privada no tiene teléfono, la app te dice que avises a la oficina para que le escriban.

Alguien aparece en la playa y quiere entrar

Estás montando la clase y se acercan dos personas preguntando si pueden apuntarse. Abre la clase y pulsa «Añadir alumno» (solo para quien no tiene reserva; si ya la tiene y te paga en mano, es «Confirmar pago», en «Pasar lista»). Lo tenéis todos los monitores de la clase, no hace falta llamar a nadie.

Lo normal: que paguen ellos. Te sale un QR grande en la pantalla (y «Copiar enlace», por si se lo mandas por WhatsApp). Que lo escaneen con su móvil: se abre la reserva de esta clase concreta —no pueden equivocarse de día ni de hora—, ponen sus datos y pagan con su tarjeta. Tú no tocas dinero y no hay nada que cuadrar después.

Debajo, en «Apuntados en esta clase», va saliendo quién ha pagado. Cuando le veas como «Pagado», ya está dentro de la clase y puede entrar al agua. No lo metas antes.

Arriba te dice cuántas plazas quedan de verdad. Si pone que está completa o que las inscripciones están cerradas, no enseñes el QR: el pago se va a rechazar y el cliente se lleva un mal rato por nada.

Si no pueden pagar con tarjeta, en la misma pantalla tienes «¿No puede pagar con tarjeta?» y «Apuntarlo a mano». Pones nombre, idioma, email o teléfono, plazas y precio total, y en «¿Cómo paga?» eliges una de dos: «Efectivo» si ya te lo han pagado o «Pendiente» si lo paga luego. Elige de verdad la que sea: es lo único que le dice a la escuela si ese dinero está cobrado, en tu bolsillo o sin cobrar. Un «Pendiente» sale después en «Pasar lista» con «Cobrar …» hasta que lo cobres y lo confirmes.

Que alguien entre gratis no lo decides tú, y en tu app no hay opción para eso. Si crees que toca regalarle la clase a alguien, pídeselo a Nacho o a Gonzalo antes de meterlo al agua.

El efectivo que cobres queda a tu cargo hasta que lo ingreses, igual que con las fundas, y lo ves en tus cobros. Todo lo que apuntes a mano queda a tu nombre y le llega un aviso al momento a la administración: no es control, es que si no, esa persona no existe para nadie más que para ti.

Pon su email o su teléfono siempre que puedas. Sin uno de los dos, esa persona es ilocalizable si cambia el spot o hay que cancelar, y al día siguiente no existe en el sistema: ni fotos, ni reseña, ni volver a vendérsele nada.

Dos cosas que no van por aquí: las clases privadas, que son solo del cliente que las contrató (solo la administración puede añadir a alguien), y pasarse del aforo. Si no caben, la app te dice cuántas plazas quedan y hay que pedírselo a la administración.

Códigos de segunda oportunidad

De dónde sale esto. Una clienta reserva el amanecer del lunes y no aparece. No le devolvemos el dinero, pero le mandamos un código por email para que se una a otra clase que vaya sobrada de sitio dentro de los cinco días siguientes. Ella elige el día desde la web y recibe un QR.

Qué te pasa a ti. Esa clienta se planta el miércoles con el código en el móvil. Como no pagó ese día, no la vas a ver como una reserva normal y necesitas saber si la dejas pasar. Abre la clase, despliega «Más opciones», pulsa «Validar código», teclea lo que te enseña y la app te contesta:

• «Válido», con su nombre y cuántas personas son: «¡Que pase!».
• «Ya estaba validado»: otro monitor lo hizo antes. «Puede pasar», no es un problema.
• «Ese código es de otra clase»: ese código es para otro día. No la dejes pasar aquí.
• «Código anulado» o «Código no válido»: no pasa con ese código.

El caso de «otra clase» es el que importa: sin él, alguien podría enseñar el mismo código el lunes, el martes y el miércoles y hacer tres clases con una sola.

En la lista, esa persona sale con «Plaza de cortesía» y sin importe. Está ahí por un motivo concreto: sin esa marca verías a alguien que no ha pagado nada y le pedirías dinero. Te dice que esa plaza está bien y que a esa persona hay que pedirle el código antes de meterla al agua. Ocupa tabla y cuenta para el ratio de monitores como cualquier otro alumno.

Vender una funda

En la clase de paddle, «Más opciones» y «Vender funda». Sale un QR de pago: el cliente escanea, paga con tarjeta y te enseña el pago hecho; entonces le das la funda. Si te paga en efectivo, lo apuntas ahí mismo con «Registrar venta en efectivo». La comisión se reparte entre los monitores de la clase y te aparece en tus cobros. El efectivo queda a tu cargo hasta que se lo devuelves a la escuela, y la app ya lleva la cuenta.

Promocionar clases por WhatsApp

En Más, «Promocionar clases». Arriba eliges cuántos días mirar (7, 14 o 30), «Solo con hueco» y la actividad; debajo marcas las clases que quieras (o «Todas este día»). Sale un solo mensaje, con un bloque por día y el enlace corto de reserva de cada clase: «Copiar» para pegarlo donde quieras o «WhatsApp» para mandarlo directo. Esta pantalla está solo en castellano.

Al terminar: finalizar la clase

Pulsa «Finalizar clase». Si sois dos o más monitores, tenéis que darle todos: el botón muestra cuántos van («1/2») y la clase no se cierra hasta el último.

Antes de cerrar, la app comprueba tres cosas: que se haya pasado lista (si no, te lo pide), que no haya pagos pendientes de confirmar (si los hay, no te deja hasta resolverlos) y, si hay menos monitores apuntados de los que tocan por ratio, te avisa: quien la dio tiene que apuntarse antes de finalizar para que le cuente.

En las clases de surf te pedirá además la ficha del mar: spot y condiciones. Es lo que alimenta el parte de olas de la web, así que no te lo saltes: sin ella no se finaliza. Y si alguien llevaba coche, te pregunta «¿La habéis dado aquí en el club?»: si no salisteis del club, «Sí, la dimos en el club», y la administración se encarga del resto; si fuisteis a otra playa, «No, fuimos a otra playa».

Fotos y reseñas

Las fotos no se suben a la app. Se suben a WeTransfer o a Google Drive desde el móvil y se manda el enlace. En la ficha, la fila «Fotos» te lleva directo a los dos y, en las clases con correo después de la clase, tiene el atajo «Ya tengo el enlace: mandar el correo». En Drive, la carpeta tiene que estar en «Cualquier persona con el enlace»; si no, a cada alumno le sale una pantalla pidiendo acceso. En las extraescolares, el enlace va al grupo de WhatsApp de las familias.

Al finalizar una clase de paddle, surf o surfskate te sale la pantalla del correo de después de la clase. Salen marcados todos los alumnos a los que les has puesto la asistencia: desmarca a quien creas que no ha salido contento, que a esos no se les pide la reseña; con la X dejas a alguien fuera del envío del todo. Si tienes el enlace de las fotos, lo pegas ahí y va en el mismo correo.

Lo que cambia entre paddle y surf. En el amanecer siempre hay fotos, así que el correo las promete: si no tienes todavía el enlace, envía igualmente —al cliente le llega el agradecimiento y el aviso de que las fotos van en un máximo de 48 horas— y, cuando las subas, vuelves a la clase, «Fotos», pegas el enlace y le sale un segundo correo con las fotos. En surf y surfskate las fotos son la excepción: no se promete ninguna, y lo que de verdad importa de esa pantalla es a quién le pides la reseña de Google de BCN Surf School.

Si cerraste la pantalla o no te salió, no se ha perdido nada. Vuelve a abrir la clase —aunque ya esté finalizada— y usa la fila del correo: en paddle se llama «Fotos y reseñas»; en surf y surfskate, «Gracias y reseñas». Es otra fila, no «Fotos»: sale en castellano en todos los idiomas y debajo te dice cuántos se han enviado ya. A la administración le sale dentro de «Más opciones».

Dos cosas que conviene saber. La primera: sin asistencia marcada no hay a quién escribir, la pantalla saldrá vacía. La segunda: a la gente que no recibe nada, seis horas después de la clase le sale solo un correo de gracias automático, sin reseña, porque a quién pedírsela lo decides tú, no la app.

Y en paddle, si se te olvidan las fotos, la app te persigue: a las 24 horas te llega un aviso al móvil, y a las 48 les llega a Nacho y a Gonzalo. No es por incordiar: al cliente se le ha prometido ese plazo por escrito. En surf no hay persecución porque no hay plazo prometido.

Mis cobros

En Hoy, la fila «Mis cobros» te dice lo que tienes pendiente: las clases que has finalizado y todavía no se te han pagado, más las comisiones de fundas, menos el efectivo que has cobrado tú en fundas y en alumnos apuntados a mano («Te toca devolver» si sale a tu cargo). El pago que confirmas con «Confirmar pago» en una reserva no entra aquí. Al tocarla vas a la Agenda; el desglose de lo que se te paga lo lleva la administración. Si una clase que diste no cuenta, casi seguro es que no estabas apuntado o que nadie la finalizó.

Si no puedes dar una clase

En la ficha, «Quitarme de esta clase». Si faltan muchas horas o quedan monitores de sobra, te quita y ya está (deja de contar para tus pagos).

Pero si falta poco para la clase y tu marcha la deja sin los monitores que necesita, la app no te deja irte sin más: te sale «No puedes darte de baja tú solo», le cuentas qué te pasa (lo verán Gonzalo y Nacho) y pulsas «Buscar suplente». Se avisa al resto del equipo y la clase sigue siendo tuya hasta que alguien la coja. Si al final puedes darla, «Retirar la petición · me quedo yo». Si nadie puede, habla con Gonzalo o con Nacho.

Al revés: si un compañero busca suplente, en su clase te sale «Cubrir esta clase». Al cubrirla sale él y entras tú.

Tus privadas se sueltan con «Soltar clase · vuelve a pendientes»: vuelven a la lista de «Pendientes» para que otro monitor pueda cogerlas.

Lo que no puedes hacer, y por qué

Hay cosas reservadas a la administración. No es desconfianza: son acciones que, mal dadas, tiran ventas o descuadran pagos.

• Cerrar inscripciones en una clase. Un solo clic ahí puede dejar sin reservas todo un día.
• Cancelar una clase o cambiarle la fecha, la hora o el aforo. Una clase movida por error desaparece del calendario con gente apuntada.
• Quitar o poner a otros monitores. Tú puedes apuntarte y quitarte a ti mismo; tocar a los demás afecta a lo que cobran.
• Mover a un alumno de clase, reembolsar o devolver un cupón de Groupon. Van desde la ficha del alumno y solo los ve la administración.
• Meter a alguien en una clase privada o pasarte del aforo.
• Dejar entrar gratis a quien se apunta en la playa. Una clase regalada es dinero que no entra: lo decide la administración.
• Buscar reservas por email o mirar la lista de todos los alumnos. Esas pantallas enseñan pagos y datos personales de todos los clientes, así que son de la administración. Si alguien dice que tiene reserva y no le ves en tu lista, pídele el email y pásaselo a Nacho o a Gonzalo.
• Saber cuánto pagó un alumno o cómo. Tú ves si está pagado o lo que debe, que es lo que necesitas para la clase.

Si necesitas cualquiera de estas, escribe a la escuela. Tardan un minuto.